Management control kan worden omschreven als het beïnvloeden van werknemers door het management teneinde de strategie van de onderneming uit te voeren. Deze vorm van control heeft een cruciale functie in organisaties. Als management control mislukt, kan dat grote gevolgen hebben zoals financiële verliezen, reputatieschade en falen van de organisatie in zijn totaliteit. Management control wordt enerzijds gezien als een middel om er voor te zorgen dat de medewerkers zich zodanig gedragen dat zij de belangen van de organisatie maximaal dienen en anderzijds kan management control proactief zijn waardoor wordt voorkomen dat een organisatie last krijgt van performanceproblemen.
Als de ondernemer (werkgever) erin slaagt het eigenbelang van de individuele werknemer te laten aansluiten bij het bedrijfsbelang, ontstaat een win/win-situatie.
Waarom is management control noodzakelijk?
- Gebrek aan richting: soms presenteren medewerkers onder de maat omdat ze gewoonweg niet weten wat de organisatie van hen verwacht. Het informeren van medewerkers over de manier waarop zij maximaal kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie is derhalve zeer belangrijk.
- Ook als medewerkers begrijpen wat van hen wordt verwacht, kan het voorkomen dat medewerkers er voor kiezen om zich niet te gedragen op de manier die van hun wordt verwacht. Motivatieproblemen komen voor omdat niet alle organisatiedoelstellingen overeenkomen met de persoonlijke doelstellingen van de medewerkers. Medewerkers acteren nog wel eens ten behoeve van het realiseren van hun eigen doelstellingen. Het meest extreme voorbeeld hiervan is fraude.
- Persoonlijke beperkingen. Sommige beperkingen zijn persoonsgebonden echter de beperking kan ook gelegen zijn aan het gebrek aan informatie die noodzakelijk is om het werk op de juiste en gewenste manier te kunnen doen.
De manieren van management control:
- Results controls: bij deze controle worden mensen beoordeeld op het behaalde resultaat. De beloning is hiervan ook afhankelijk. Daarbij moet niet uitsluitend worden gedacht aan een financiële vergoeding maar ook aan werkgarantie, promotie, meer autonomie en erkenning. Deze vorm van beloning komt het meest voor bij medewerkers met beslissingsbevoegdheden.
- Action controls: betreft de verzekering dat medewerkers bepaalde acties (of niet) uitvoeren die ten goede komen aan (beschadigend zijn voor) de organisatie. Bij deze vorm van control kan gedacht worden aan gedragsbeperkende maatregelen, controle/toezicht en verantwoordelijk houden voor de acties.
- Personnel control: zijn ontworpen om meer waarschijnlijk te maken dat medewerkers de gewenste taken bevredigend en zelfstandig uitvoeren. Drie belangrijke methodes zijn:
- Selectie en werving van personeel
- Training
- Job design en het voorzien in de noodzakelijke resources (informatie, toerusting, voorraden e.d). - Cultural control. Deze vorm van control is ontworpen om gezamenlijk monitoring aan te moedigen, een krachtige vorm van groepsdruk op individuen die afwijken van de normen en waarden van de groep. Deze vorm van control is het meest effectief als de leden van de groep emotionele binding met elkaar hebben echter is in het algemeen ook het lastigst om te implementeren.
Soms is het implementeren van (gedragsgeoriënteerde) management control niet altijd de beste manier om te komen tot een “good control” daar een groot aantal problemen al op de voorhand kunnen worden voorkomen. Denk dan aan:
- Het elimineren van activiteiten bijvoorbeeld door middel van outsourcing.
- Automatisering: computers elimineren menselijke problemen als motivatieproblemen en inaccuratesse
- Centralisatie: beslissingen die een grote impact hebben op (de performance) de organisatie kunnen centraal worden genomen.
- Delen van risico’s: denk aan verzekeringen afsluiten of het aangaan van een samenwerking.
Al met al kan management control een onmisbaar control mechanisme zijn om een organisatie haar doelen te laten verwezenlijken. Bij de keuze van de wijze waarop dient steeds te worden meegenomen :
Wat wil je bereiken?
Hoe wil je dat bereiken?