Vaak hoor je de opmerking dat een vaste onkostenvergoeding aan werknemers (maar ook de DGA) binnen de Werkkostenregeling niet meer kan. Maar is dat ook zo?
Gelukkig niet. Hoe zit het dan wel?
Er zijn twee mogelijkheden:
- U kunt er voor kiezen om de vaste onkosten vergoeding onder de vrije ruimte te brengen. (de vrije ruimte bedraagt 1,2% van de loonsom) In dat geval is het niet nodig om deze vergoeding te onderbouwen.
- Indien u een onkosten vergoeding verstrekt voor gericht vrijgestelde kosten of intermediaire kosten dan valt deze onkosten vergoeding niet in de vrije ruimte van de WKR als u aan twee voorwaarden voldoet:
- De vaste onkostenvergoeding moet vooraf naar aard en omvang gespecificeerd zijn;
- De vergoeding moet onderbouwd zijn met een steekproef naar de werkelijk gemaakte kosten.
Onder Intermediaire kosten worden verstaan kosten die voor de werknemer worden voorgeschoten voor de werkgever, bijvoorbeeld representatiekosten of kosten voor een auto van de zaak. Gericht vrijgestelde kosten zijn bijvoorbeeld reiskosten of kosten van zakelijke maaltijden.
Indien de onderbouwing niet aanwezig is of niet voldoende is dan is de vergoeding belast of gaat het alsnog ten laste van de vrije ruimte.
Het voordeel van deze optie is dat de vrije ruimte van 1,2% beschikbaar blijft voor andere (leuke) belastingvrije verstrekkingen.